Datenschutzerklärung für die POGY-App

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Diese Erklärung informiert dich nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche Daten wir bei der Nutzung der POGY-App (iOS, Android, Web) verarbeiten, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage. Für die Nutzung der Website gilt die separate Datenschutzerklärung der Website.

1. Verantwortlicher

POGY UG (haftungsbeschränkt), Am Wäldchen 8, 48163 Münster, vertreten durch die Geschäftsführerinnen Christina Rataj und Anna-Katharina Rennekamp, Handelsregister: Amtsgericht Münster, HRB 23850, E-Mail: hello@pogy.app (im Folgenden „POGY“, „wir“)

Datenschutzbeauftragte/r: Wir haben keine/n Datenschutzbeauftragte/n benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen (§ 38 BDSG) nicht vorliegen.

2. Zwei Rollen: wer ist für welche Daten verantwortlich?

POGY verbindet Pferdebesitzer·innen und Pferdetherapeut·innen.

Deine Konto-, Nutzungs- und Abodaten verarbeitet POGY in eigener Verantwortung (Abschnitte 3 bis 7).

Kundendaten, die Therapeut·innen in der App führen (Besitzer- und Pferdedaten, Befunde, Übungspläne, Berichte), verarbeitet POGY im Auftrag der jeweiligen Therapeut·in nach Art. 28 DSGVO. Für diese Daten ist die Therapeut·in die Verantwortliche und informiert ihre Kund·innen selbst.

Legt eine Therapeut·in ohne Zutun der Kund·in ein Kundenprofil an (Offline-Kunde), entsteht dadurch kein Konto der Kund·in. Die Therapeut·in ist dann für diese Daten verantwortlich. Über Personen ohne eigenes Konto erfassen wir keine Nutzungsdaten oder Fehlerberichte. Die Einwilligung einer Therapeut·in gilt nie für ihre Kund·innen.

3. Welche Daten verarbeiten wir?

Kontodaten: Vor- und Nachname, E-Mail, Passwort (nur als Hash), Rolle, ggf. Telefon, Anschrift, Profilbild, Zeitpunkt der Altersbestätigung (von dir).
Angaben zu Pferden: Name, Rasse, Alter, Fotos, Angaben zu Haltung, Nutzung und Gesundheit des Pferdes (von dir / deiner Therapeut·in).
Befunde und Berichte: Sichtbefund, Gelenk- und Muskelbefunde, Ganganalyse (Videos), Ausrüstungsfotos, Unterschrift, PDF-Bericht (Therapeut·in).
Nutzungsdaten: Zugewiesene und abgeschlossene Übungen, Übungsverlauf, Favoriten, Ziele, Benachrichtigungen in der App (bei der Nutzung).
Vertragsdaten: Gewählter Plan, Laufzeit, Lizenzstatus, Zahlungsstatus (keine Kartendaten bei uns) (bei Vertragsabschluss).
Nutzungsdaten zur Produktverbesserung (nur mit Einwilligung): Aufgerufene Bereiche der App und ausgewählte Aktionen (z. B. Übung erledigt und bewertet, Befund begonnen, Kunde angelegt, Kundenliste gefiltert), bei Übungen die Kennung der Übung aus unserem Übungskatalog, Rolle, Zeitpunkt, pseudonyme Profil-ID und eine Sitzungskennung. Technische Gerätedaten: Betriebssystem und Version, Gerätehersteller und -typ, Bildschirmgröße, Spracheinstellung, Zeitzone, App-Version. Keine Namen, keine E-Mail-Adressen, keine Freitexte oder Suchbegriffe, keine Pferd- oder Kunden-IDs, kein Gerätename, keine Bildschirmaufzeichnungen. Deine IP-Adresse wird bei der Übertragung technisch übermittelt, von PostHog aber nicht gespeichert und nicht zur Standortbestimmung genutzt (App).
Fehlerberichte (künftig, nur mit Einwilligung): Absturz- und Fehlerprotokolle: Fehlermeldung, technische Aufrufabfolge, Gerätetyp, Betriebssystem- und App-Version, pseudonyme Profil-ID. Keine Namen, keine Inhalte aus Befunden oder Notizen, keine E-Mail-Adressen (App).
Feedback: Antworten auf Umfragen (Skalenwerte und Freitext), Fehlermeldungen mit Beschreibung und optionalem Screenshot, Gerätetyp, Systemversion, App-Version, zuletzt besuchter Bereich der App (von dir, wenn du es abschickst).
Einwilligungsnachweise: Zeitpunkt, Zweck, Entscheidung (Zusage oder Ablehnung), Version des Einwilligungstextes, App-Version und Plattform (von dir).
Kommunikation: Nachrichten an unseren Support, App-Bewertungen (von dir).

Pferdedaten sind keine personenbezogenen Daten, werden aber über die Besitzer·in oder Therapeut·in einer Person zugeordnet und deshalb wie personenbezogene Daten geschützt. Pferdedaten sind keine Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Wir bitten dich, keine Gesundheitsdaten von Menschen in Freitextfelder einzutragen. Werden ausnahmsweise Gesundheitsdaten von Personen verarbeitet, gilt Art. 9 DSGVO.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Registrierung, Anmeldung (inkl. E-Mail-Bestätigungscode), Bereitstellung der App-Funktionen, Verknüpfung Besitzer·in ↔ Therapeut·in, Übungspläne, Befunde, Berichte: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).
Abo, Lizenzen, Rechnungen, Zahlungsabwicklung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; steuer- und handelsrechtliche Pflichten: lit. c.
IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).
Produktanalyse (Nutzungsdaten, ausgewertet mit PostHog): Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung, standardmäßig nicht erteilt, bei der Registrierung oder später unter Einstellungen → Datenschutz; jederzeit widerruflich, wirkt sofort und wird auch auf unserem Server durchgesetzt).
Fehlerberichte (Absturzerfassung mit Sentry, künftig): Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG (eigene Einwilligung, standardmäßig nicht erteilt, unabhängig von der Einwilligung in die Produktanalyse).
Personalisierung von Empfehlungen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Umfragen und Fehlermeldungen (Feedback): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, die App zu verbessern); die Teilnahme ist freiwillig und geschieht nur, wenn du aktiv absendest.
Marketing per E-Mail: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Nachweis deiner Einwilligungen: Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO.
Rechtsverteidigung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Daten nur weiter, soweit das zur Vertragserfüllung nötig oder gesetzlich erlaubt ist:

Deine Therapeut·in bzw. deine Kund·innen (je nach Rolle): Sie sehen die Daten, die zur Zusammenarbeit gehören (Verknüpfung über den Praxis-Code).

Supabase (Supabase Inc., USA) — Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher, Serverfunktionen. Auftragsverarbeitung, Serverstandort Frankfurt am Main (AWS-Region eu-central-1).

Apple (App Store, ggf. In-App-Kauf) und Google (Play Store, ggf. In-App-Kauf) — nach deren eigenen Datenschutzbestimmungen. Eine Zahlungsabwicklung über einen eigenen Zahlungsdienstleister findet nicht statt.

E-Mail-Versand (Bestätigungscodes bei der Registrierung): Resend (Resend, Inc., USA), Versand über die Domain mail.pogy.app.

PostHog (PostHog Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA) — Auswertung der Nutzungsdaten, nur mit deiner Einwilligung. Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Daten werden in der EU-Cloud von PostHog in Frankfurt am Main gespeichert. IP-Adressen werden nicht gespeichert, eine Standortbestimmung findet nicht statt. Die KI-Funktionen von PostHog nutzen wir nicht. PostHog setzt Unterauftragsverarbeiter ein, die Liste steht unter https://posthog.com/subprocessors.

Sentry (Functional Software, Inc. d/b/a Sentry, USA) — Auswertung von Absturz- und Fehlerberichten. Derzeit noch nicht im Einsatz. Sobald wir Sentry einsetzen, geschieht das nur mit deiner Einwilligung, als Auftragsverarbeitung in der EU-Region von Sentry, und wir ergänzen diese Erklärung entsprechend.

Steuerberatung, Buchhaltung, IT-Dienstleister, soweit erforderlich.

Push-Benachrichtigungen sind in der App derzeit nicht im Einsatz; sobald sie eingeführt werden, ergänzen wir hier den genutzten Push-Dienst.

6. Übermittlung in Drittländer

Einzelne Dienstleister sitzen in den USA oder setzen dortige Unterauftragsverarbeiter ein. Wir stützen die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO, soweit der Anbieter zertifiziert ist) oder auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Für PostHog gilt: Die Nutzungsdaten werden in der EU (Frankfurt am Main) gespeichert. PostHog kann sie dennoch auch außerhalb der EU verarbeiten, etwa in den USA durch PostHog selbst oder durch Unterauftragsverarbeiter. PostHog ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln, die Teil unseres Auftragsverarbeitungsvertrags sind.

7. Speicherdauer und Löschung

Konto- und Nutzungsdaten: bis zur Löschung deines Kontos.

Therapeut·innen: Bei Löschung eines Therapeuten-Kontos werden die Praxisdaten gelöscht. Befunde bleiben bestehen, soweit für die Dokumentation erforderlich, ohne Bezug zu deinen Kontaktdaten. Der Nachweis über vergebene Lizenzen bleibt als Protokoll erhalten. (Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren Behandlungsdokumentation, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach der jeweiligen Therapeut·in.)

Kontolöschung: Du kannst dein Konto in der App unter Einstellungen → Datenschutz löschen. Nutzungsdaten (Übungsverlauf, Favoriten, Benachrichtigungen) werden dabei gelöscht. Dein Login und deine Kontaktdaten werden entfernt. Befunde und Pferdedaten, die eine Therapeut·in im Rahmen ihrer Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten führt, bleiben ohne Personenbezug erhalten. (Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren Behandlungsdokumentation, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.)

Rechnungs- und Buchungsdaten: 8 bzw. 10 Jahre nach Maßgabe von § 147 AO und § 257 HGB.

Nutzungsdaten zur Produktverbesserung (PostHog): 12 Monate ab Erfassung, danach werden sie gelöscht. Bei Löschung deines Kontos veranlassen wir automatisch die Löschung aller Daten zu deiner pseudonymen Profil-ID bei PostHog. Die Profil-ID wird dort sofort entfernt, die zugehörigen Ereignisse löscht PostHog zeitversetzt, in der Regel innerhalb weniger Tage.

Fehlerberichte (Sentry, künftig): 90 Tage. Zahlungs-Webhook-Protokolle (technischer Idempotenz-Log): 14 Monate.

Umfrage-Antworten und Fehlermeldungen: bis zur Löschung deines Kontos. Screenshots zu Fehlermeldungen: 90 Tage, dann automatische Löschung.

Einwilligungsnachweise: Der Verlauf deiner Einwilligungen wird mit der Löschung deines Kontos gelöscht.

8. Berechtigungen auf deinem Gerät

Kamera und Fotos: nur, wenn du Bilder oder Videos aufnimmst oder hochlädst (z. B. Pferdefoto, Sichtbefund, Screenshot für eine Fehlermeldung). Du kannst die Berechtigung jederzeit in den Systemeinstellungen ändern.

Benachrichtigungen: nur mit deiner Zustimmung.

9. Lokale Speicherung und Zugriff auf dein Gerät

Die App speichert Einstellungen und eine Sitzung lokal auf deinem Gerät (z. B. Anmeldestatus, Favoriten-Cache, gewähltes Pferd, Onboarding-Status). Das ist für den Betrieb erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Wir setzen in der App keine Werbe-Tracker ein.

Mit deiner Einwilligung nutzen wir PostHog (Nutzungsdaten) und künftig Sentry (Fehlerberichte). Dafür legen diese Dienste eine pseudonyme Kennung auf deinem Gerät ab und lesen Gerätedaten wie Betriebssystem, Gerätehersteller und -typ, Bildschirmgröße, Spracheinstellung und Zeitzone (§ 25 Abs. 1 TDDDG). PostHog wird in der App erst nach deiner Einwilligung gestartet; vorher wird weder eine Kennung abgelegt noch eine Verbindung zu PostHog aufgebaut. Wir zeichnen keine Bildschirminhalte auf und erfassen keine Klicks automatisch, sondern nur die in Abschnitt 3 genannten Aktionen.

10. Deine Einwilligungen in der App

In der App entscheidest du getrennt über drei Dinge: Nutzungsanalyse, Absturzberichte und Personalisierung von Empfehlungen. Alle drei sind standardmäßig aus. Du wirst bei der Registrierung gefragt, bestehende Nutzer·innen einmal beim ersten Start nach der Einführung. Die App funktioniert in vollem Umfang auch dann, wenn du alle drei ablehnst. Unter Einstellungen → Datenschutz kannst du jede Entscheidung jederzeit ändern. Ein Widerruf wirkt sofort: Danach werden keine weiteren Daten mehr gesendet. Umfragen und Fehlermeldungen sind unabhängig davon und nur dann aktiv, wenn du sie selbst absendest.

11. Deine Rechte

Du hast gegenüber uns das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). In der App kannst du deine Daten unter Einstellungen → Datenschutz exportieren und dein Konto löschen.

Widerspruch nach Art. 21: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3) ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich, z. B. in den Einstellungen oder per E-Mail an hello@pogy.app. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Beschwerderecht: Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), z. B. bei der für uns zuständigen Behörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

12. Pflicht zur Bereitstellung

Für Registrierung und Vertragserfüllung sind E-Mail, Passwort und Rolle erforderlich. Ohne sie können wir das Konto nicht bereitstellen. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.

13. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Der Zugriff auf Daten ist über Zugriffsregeln in der Datenbank (Row Level Security) auf berechtigte Personen beschränkt. Kein System ist zu 100 % sicher.

14. Alter

POGY richtet sich an Personen ab 18 Jahren. Bei der Registrierung bestätigst du das mit einem Kästchen. Wir speichern nur den Zeitpunkt dieser Bestätigung, kein Geburtsdatum.

15. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist in der App und unter pogy.app/datenschutz-app abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir dich.